"임금대장 꼭 써야 하나"… 병의원 미작성 과태료 500만원 이하

병의원을 운영하는 사용자는 임금을 지급할 때마다 직원별 항목을 적은 임금대장을 사업장별로 작성해야 하며, 작성하지 않으면 500만 원 이하의 과태료 대상이 된다. 상시 4명을 넘는 사업장은 근로일수와 함께 근로시간도 대장에 적어야 한다.

근거는 근로기준법의 임금대장·임금명세서 규정이고 소관은 고용노동부다. 명세서의 기재사항은 시행령 제27조의2가 따로 정한다. 2026년 9월 15일 기준 법제처 생활법령정보에 따르면 근로기준법 제48조와 시행령 제27조가 기재사항을 정하며, 성명과 고용 연월일, 종사 업무, 근로일수, 근로시간수가 들어간다. 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항도 대장 항목에 포함된다.

기재사항은 근로시간에 그치지 않는다. 연장·야간·휴일근로 시간수와 기본급, 수당 같은 임금 내역별 금액, 법령이나 단체협약에 따른 공제 금액까지 적어야 하므로 급여 총액만 기록하는 방식은 기재사항에 맞지 않는다.

일부 항목은 면제되는 경우가 있다. 사용기간이 30일 미만인 일용근로자는 생년월일 등 근로자를 특정하는 정보와 임금 계산의 기초 사항을 적지 않을 수 있고, 상시 4명 이하 사업장은 근로시간수와 연장·야간·휴일근로 시간수를 적지 않을 수 있다. 면제되는 것은 항목 일부일 뿐 대장을 작성하는 의무 자체는 아니다. 이 규정은 근로기준법 제63조와 시행령에 근거를 두며 농림·수산·축산 사업 종사자 등도 같은 범위에 들어간다.

임금대장과 별도로 임금명세서 교부 의무도 따른다. 임금을 지급할 때 구성 항목과 계산 방법, 공제 내역을 적은 명세서를 서면이나 전자문서로 교부해야 하고, 교부하지 않으면 마찬가지로 500만 원 이하의 과태료가 붙는다. 명세서에는 근로자를 특정하는 정보와 임금지급일, 임금 총액, 구성항목별 금액, 근로시간에 따라 금액이 달라지는 경우의 계산 방법, 공제 항목별 금액이 들어간다. 고용노동부는 이 명세서의 작성을 돕는 무료 프로그램을 홈페이지에서 제공하고 있다.

기록이 필요한 기간은 퇴사 뒤에도 이어진다. 고용노동부 질의회신에 따르면 임금채권의 소멸시효는 3년이고 기산일은 임금 정기지급일이다. 퇴직금 청구권의 시효도 3년이며 퇴직한 날의 다음 날부터 센다. 임금 다툼이 생기면 이 기산일부터 3년 안에 청구가 이뤄졌는지가 기준이 된다.

이 때문에 소규모 의원도 지급 내역의 보관이 쟁점이 될 수 있다. 퇴사한 직원과 임금 다툼이 생기면 지급 내역이 남아 있는지가 판단 자료가 되기 때문이다. 다만 개별 사업장의 면제 여부는 상시 근로자 수를 기준으로 가려지고, 구체적인 사안에 대한 문의는 고용노동부와 국민신문고에서 받는다.