차트 10년·처방전 2년… 폐업하면 보건소 이관, 미보존 땐 벌금 500만원

의원과 병원은 진료기록부와 수술기록을 10년, 환자 명부·검사기록·영상·간호기록부를 5년, 진단서 부본을 3년, 처방전을 2년 보존하고, 폐업하면 그 기록을 관할 보건소장에게 넘기거나 보관계획서로 허가를 받아 직접 보관한다. 건강보험 청구 서류는 요양급여가 끝난 날부터 5년이다. 보존하지 않으면 500만원 이하 벌금과 자격정지 1개월 대상이고, 기간이 지난 기록은 개인정보보호법에 따라 파쇄·소각이나 복원 불가능한 삭제로 파기한다.

근거는 의료법 제22조·제23조·제40조의2와 시행규칙 제15조·제16조·제30조의4, 국민건강보험법 제96조의4, 개인정보보호법 제21조와 개인정보보호위원회 고시 '개인정보의 안전성 확보조치 기준'이며, 소관은 보건복지부와 개인정보보호위원회다. 조문은 2026년 9월 기준 현행 법령이다.

보존기간은 시행규칙 제15조가 아홉 가지로 나눈다. 진료기록부 10년, 수술기록 10년, 환자 명부 5년, 검사내용·검사소견기록 5년, 방사선 사진과 소견서 5년, 간호기록부 5년, 조산기록부 5년, 진단서 등 부본 3년, 처방전 2년이다. 계속 진료에 필요하면 1회에 한해 같은 기간만큼 연장할 수 있어 진료기록부는 최장 20년이고, 마이크로필름·광디스크 보존도 허용된다.

전자차트는 조건이 더 붙는다. 의료법 제23조는 전자서명이 기재된 전자의무기록을 허용하되 시행규칙 제16조의 백업장비, 이력 관리 장비, 네트워크 보안, 잠금장치를 요구하고, 복지부 고시는 시스템과 백업장비의 위치를 국내로 한정한다. 추가기재·수정 시 접속기록을 따로 보관하고, 2026년 12월 10일 시행되는 개정 의료법은 열람 때도 접속기록을 남기도록 넓혔다. 개인정보위 기준은 민감정보 시스템의 접속기록을 2년 이상 보관하도록 한다.

폐업·휴업 때는 제40조의2가 적용된다. 폐업 신고를 하면서 기록의 수량과 목록을 확인해 보건소장에게 넘기는 것이 원칙이고, 직접 보관하려면 폐업 예정일 전까지 보관계획서에 수량·목록과 보관 계획을 붙여 보건소장 허가를 받는다. 허가 기간이 끝나기 전에 다시 허가받지 않으면 즉시 이관 대상이고, 질병이나 국외 이주로 보관이 어려우면 대행 책임자를 지정하거나 보건소로 넘긴다. 복지부는 2025년 7월 21일 진료기록보관시스템을 정식 개통해 폐업 의료기관의 전자기록을 올리고 환자가 발급포털에서 사본을 받게 했다.

처벌은 위반 유형에 따라 다르다. 보존 의무 위반과 접속기록 미보관은 의료법 제90조의 500만원 이하 벌금이고, 행정처분 규칙은 미보존과 거짓 작성에 자격정지 1개월, 미기록에 15일을 둔다. 기록을 거짓으로 작성하거나 고의로 고치면 제88조에 따라 3년 이하 징역이나 3천만원 이하 벌금이며, 폐업 때 기록을 넘기지 않으면 100만원 이하 과태료다. 청구 서류 미보존은 국민건강보험법상 100만원 이하 과태료가 따로 있다.

갈리는 지점은 파기 시점이다. 환자가 삭제를 요구해도 의료법 보존기간이 남아 있으면 개인정보보호법 제21조 단서에 따라 파기하지 않고, 기간이 지나면 지체 없이 파기하되 종이는 파쇄·소각, 전자파일은 복원이 불가능한 영구 삭제나 덮어쓰기로 처리한다. 환자 본인의 사본 요청은 정당한 사유 없이 거부할 수 없고 수수료 상한은 1~5매 매당 1,000원, 6매부터 100원이다.

보관계획서 서식과 이관 절차는 관할 보건소에서, 진료기록보관시스템 등록은 복지부 시스템(chmr.mohw.go.kr)에서 처리된다. 폐업 14일 전까지 기록의 이관·보관·사본 발급 방법을 안내문으로 게시하는 것도 시행규칙 제30조의3의 절차다. 전자의무기록 시설 기준은 복지부 고시 제2023-245호에, 파기 방법은 개인정보위 고시에 있다.